Często zdarza się, że realizacja pewnych zadań służbowych wymaga opuszczenia siedziby firmy i udania się w podróż do innego miasta czy miejscowości. Nie zawsze sam pracodawca może wybrać się w taką podróż. Wówczas, w załatwieniu interesów firmy wyręczyć go może pracownik czy zleceniobiorca. Osobie, która na polecenie pracodawcy wyjeżdża poza miejscowość, w której znajduje się siedziba firmy lub stałe miejsce jej pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.
Co oznacza określenie podróż służbowa ?

Od 1 stycznia 2004r. ryczałty samochodowe dla pracowników wykorzystujących samochody prywatne (niebędące własnością pracodawcy) do celów służbowych w jazdach lokalnych, zostały wykreślone z katalogu przychodów zwolnionych z podatku dochodowego od osób fizycznych, zawartego w ustawie podatkowej. Zatem, pracodawca wypłacając taki ryczałt, musi pamiętać o doliczeniu ryczałtu do przychodu pracownika i pobraniu od niego zaliczki na podatek według obowiązującej skali.